部下指導やタイムマネジメントの研修で、タスク管理のところで仕事上手な人の特徴の話をします。タスクとは「仕事の最小の単位の塊」です。

仕事上手な人は
１．TODOリストなどでタスク管理を行っている。
２．仕事をできるだけ前倒しにしている。
３．マルチタスクをせずにシングルタスクで仕事をする。
４．クッションタイムを設けている。
この４点がポイントです。

まず、タスク管理ですが仕事内容を細分化してスケジュール管理をすることでやり忘れるということが基本的になくなります。私の場合、オリジナルのタスク管理シートがありますが、これを使うことで年間に１００回以上の研修や講演会と５０回以上のコンサルティングの仕事をしていて、年に１回のミスがあるかないかというくらいに抑えていますし、致命的な時間の遅れなどというケースは創業して６年で１度もありません。

２つ目に仕事の前倒し、これが一番のポイントと思います。急ぎかつ重要な仕事は目の前にあるので誰でもやります。急ぎだけれども重要性が低い仕事はまとめてやると捗ります。私の場合、まとめて片づける場合この仕事は１０分で、この仕事は１５分でと時間を設定し、タイムトライアルをすることでゲーム性を持たせることで楽しんで仕事をしています。

仕事上手な人の共通する特徴は急ぎではないが重要な仕事を手が空いた時にやってしまうか段取りをつけておくか、これをやっているということです。これをすることでやり忘れがなくなりますし、焦って仕事をするということが無くなるのでさらにミスが起こりにくくなります。ミスが起きると余計な手間がかかります。ミスを防止することで仕事の効率化が進みます。

３つ目に同時に色々するよりも、その一瞬一瞬は一つのことに集中する方が効率がいいということが分かっています。

４つ目にクッションタイム（予定の無い時間）を設けているということです。たいていの仕事は毎日「急ぎの割り込み」が入ってきます。その時、時間の余裕がなければ対応できません。１日あたり可能であれば２時間のクッションタイムはあるとよいでしょう。急ぎの割り込みがなければ２の仕事の前倒しをするというわけです。非常に効率が良くなります。

先ほど、大阪の会社に勤める「９２歳の総務課長」の記事を読みました。

https://president.jp/articles/-/57778?cx_testId=10&cx_testVariant=cx_1&cx_artPos=7#cxrecs_s

まさにこの４つの特徴を具体的にやっていらっしゃいます。この方の本があるそうなので明日にでも読もうと思います。読むのが楽しみです。