クレーム対応やコンプライアンス、部下指導、マネジメント、営業の他、タイムマネジメントや仕事の効率化といったような働き方改革の研修講師もしています。
私の場合、脳科学や心理学の本を中心に年間５００冊程度の本を読み、その中で自分に合いそうなものを生活に取り入れ、生活の質が上がったら１日のルーティンに取り入れます。それで効率化した内容を研修で話しています。
例えば、午前中はセロトニンという脳内ホルモンが分泌されるので集中力が高まる、逆に午後になるとメラトニンという眠りのホルモンが分泌されるので集中力が落ちるということを利用しています。午前中は集中力があるので研修資料や提案書をまとめる時間に充てます。午後は集中力が落ちると理性のタガが外れるのでアイデアが出やすくなります。この習性を利用し、午後に出したアイデアを手書きで書き出し、翌朝パソコンできれいにまとめるという生活リズムを作るとよいといった話です。
今回のテーマであるマルチタスクよりシングルタスクという話もそうです。ハーバード大学やスタンフォード大学などの研究で分かっていますが同時進行でタスク（仕事の最小単位と考えてください）をこなすよりも１つ１つのタスクに集中して仕事をする方が効率的であることが分かっています。
重要度は低いがやらなければいけない、雑務や作業と私は呼んでいますが、それらは「まとめて」こなすと効率が上がります。私がよくやるのは時間がある時にある仕事は５分でやろう、ある仕事は１５分でやろうと時間を設定して、ゲーム感覚でタイムトライアルを楽しむというやり方です。これ、かなり捗りますのでお勧めです。シングルタスクを１つ１つどんどんやれます。
似たような仕事をまとめるというやり方も良いです。
これは５年ほど前の私の１日でしたが、研修が多くてその日しか事務作業ができないので効率的にやろうと思って１０分ほどでやらなければいけないことを書き出しました。
それを似たような種類にまとめたのがこちらです。
まずは印刷から始めました。パワーポイントで４回印刷をかけるだけであとはプリンターがやってくれるので真っ先に行いました。その後、パソコン仕事で資料・見積作成、メール・WEB、事例作成と進め、お昼ご飯に出かけるときに郵便局と銀行に立ち寄り、戻ってから事例作成の続きを行い、最後に１０本ほど電話をして１５時に完了しました。
この日のことは一生忘れないと思います。本当に捗りました。１７時までにやらねばと思っていたのが２時間も早く終わりました。まさにシングルタスクでやった効果が出ました。
このようにシングルタスクで仕事をすると高い効果が出ます。ぜひ皆様も日常の仕事と生活に取り入れてみてください。