私は１日当たりにおおよそ１０通程度のメールや長めの文章のチャットをします。１通３分程度が平均ですので１日あたり約３０分文章作成をしていることになります。

メールの送り先の中でよくやり取りする方などは単語登録をしておきます。
例えば「やま」と打つだけで「株式会社山本商事　取締役総務部長　齋藤　勇彌様」と変換されるようにします。

社名の前に株式会社がつくのか後につくのか、役職は何なのか、最近ですと「執行役員社長CEO」なんてケースも良くあります。このようなことをいちいちホームページや名刺を確認することはかなりの時間がかかってしまいます。

また齋藤の齋はどの字だったかということもあります。私は親戚に養子に行っておりまして旧姓を齋藤といいますが、その略字の斎藤と書かれるのはともかく斉藤や齊藤と書かれるのは好みません。河村さんが川村と間違えられる感覚です。そのような間違いにならないためにも氏名も登録するといいですし、更に「彌」など旧字など変換されない文字も手間がかかりますので登録しておくと便利です。

前に株式会社なのに間違えて後ろに着ける、役職や名前を間違えるのは失礼にあたりますので、間違えなく正確に書くためにもこのような工夫が生きます。

また決まり文句の「よろしくお願い申し上げます。」「いつも大変お世話になっております。」なども「よろ」「いつ」と打つだけで変換されるようにすることもお勧めです。この話をすると「気持ちがこもっていないのでだめだ」といった的外れな昭和マナーを押し付けてくる頭固い方がいますが違います。打ち間違えで「よろしくお願い申し上げなす。」とかミスタイプをしてしまう方がよほど失礼です。正確かつ早くした方が良いのです。そのためにはなるべく自動的に、なるべく人の手を介さないほうが効率的・合理的です。

以前申し上げましたがエクセルで計算したものを電卓で確認させるという非効率なことを部下にさせたケースがありました。人の手が余計に入ることで時間も手間も余計にかかった上にミスが増えるという結果を生んでしまいます。

このように単語登録をしていなければ１つのメールやチャット当たり２分ほど余計に時間がかかります。私の場合１日１０本ですのでこれだけで２０分の時間節約ができているわけです。これはかなり大きいです。私は２００語ほど登録をしています。本日の話をご参考に思い当たる点について単語登録を進めてください。メールや文書作成数が多い方ほど効果的です。