問題や課題という言葉をよく使いますが、定義が混同していたりしませんか？私の流儀では「問題」とは「あるべき姿や目標と現実の間に横たわるギャップ」と定義しています。

分かりやすく言えばお店の月の売上目標が１００万円であるのに対して今の時点で９０万円しか達成していなければ問題は後１０万円売ることになります。

問題がある場合、原因は必ずあります。原因があるから結果があります。ここで「風が吹けば桶屋が儲かる」の話をしましょう。

江戸時代の話です。風が吹けば今のように道路は舗装されてないので砂ぼこりが巻き起こります。それが目に入って痛いので医者にかかりますが、当時は医師免許制度がなく藪医者が多く、運が悪いと失明してしまいます。

失明しても今のような社会保険制度がありませんので自分で食べていくしかなく、指圧を行うあんま師になるか、三味線引きになるかという具合です。三味線引きが増えると残酷な話で恐縮ですが材料になるので猫が町中から減ります。猫が減ると反比例してネズミが増えます。ネズミは木をかじります。当時の桶は木桶ですのでネズミは木桶をかじります。それで桶が減るので桶が売れ桶屋が儲かるという因果関係のお話です。

原因を突き止めたらいかに解決をするかといったテーマを設定します。そのテーマが「課題」です。そして課題が設定されたら期限ややり方などを設定して具体的に解決法・対策を示します。

その時は５W2Hに落とし込むと良いでしょう。これは仕事の抜け漏れを防いだり、何をやればよいのかを考えるときに非常に便利なツールです。私も良く使います。

まずWHYを考えます。「何のためにやるのか」が決まっていませんと目的の明確化ができません。なのでまずはこれを明確にすることが肝心です。次にくるのがWHATです。テーマをここで決めます。次にWHEN→期限や日程を決めます。WHO→誰と誰がやるのか。WHERE→どこでやるのか。場所も大事です。

そしてHOW→どのような方法でやるのか。HOW　MANY→どれだけやるのか。（もしくはHOW　MUCH→コストはどれだけかかるか）

トラブルやクレームなどが起きた際は再発防止のためと、同じようなクレームがあった場合の対策としてこのプロセスで考えていくと良いでしょう。私自身、このやり方は２０年以上前に覚えましたが恐らく１００回はやっていると思います。頭の中で考えても堂々巡りにしかなりません。できれば大きなホワイトボードを使うことが理想ですが、ない場合は最低A3以上の紙を使うことがお勧めです。問題解決のプロセス、是非使ってみてください。最初は３０分くらいかかると思いますが慣れると５分で問題が整理できますよ。